UTM Email Signature Guidelines

Use of Email Signature that consistently displays the identity in e-mail communication is vital for an organization. Office of Corporate Affairs is responsible for ensuring the brand identity and the university is in its best. Therefore, all university staff are required to comply with the rules and guidelines to streamline the staff’s identity through Email Signature.

Panduan Terkini Penggunaan Email Signature

Penggunaan Email Signature yang memaparkan identiti yang seragam dan selaras dalam komunikasi menggunakan emel adalah amat penting bagi sebuah organisasi. Pejabat Hal Ehwal Korporat bertanggungjawab memastikan identiti dan jenama universiti berada di tahap yang sebaiknya. Oleh yang demikian, semua staf universiti diminta mematuhi peraturan dan garis panduan ini bagi menyeragamkan identiti staf menerusi Email Signature.

Steps to create a standard email signature for UTM email :

  1. Use our  Email Signature Generator at http://corporateaffairs.utm.my/generatemyemailsign
  2. Copy and paste the generated email signature to your email signature setting/preferences.

 

Example of email signature design generated using  Email Signature Generator :-

Example of email signature design generated using  Email Signature Generator :-

Example 1 : with photo

Example 2 : without photo

Garis panduan dan peraturan untuk kegunaan

Imej dan Logo
Dilarang menambah imej atau logo lain selain (satu) gambar wajah anda yang telah dihasilkan oleh Email Generator. Penggunaan imej atau logo boleh meningkatkan penggunaan saiz setiap emel yang dihantar dan diterima serta menambah keperluan ruang inbox emel

Tambahan Maklumat

  1. Tambahan maklumat seperti pengumuman, tajuk artikel atau penerbitan tidak dibenarkan untuk diletakkan pada ruangan email signature. Kata-kata hikmah, peribahasa dan ayat motivasi juga tidak digalakkan untuk diletakkan. Hanya pautan ke laman web peribadi digalakkan untuk diletakkan.
  2. Dilarang meletakkan pautan ke jaringan media sosial yang tidak berkaitan dan yang tidak aktif digunakan sebagai medium komunikasi dalam melaksanakan tugas.
  3. Jika anda rasa anda mempunyai keperluan khusus yang memerlukan logo tambahan atau maklumat tambahan lain, sila dapatkan nasihat dan kelulusan Pejabat Hal Ehwal Korporat.
  4. Tambahan ucapan seperti “Assalammualaikum“, “Salam Sejahtera” , “Y.Bhg. Prof./Tuan/Puan” dan “Terima kasih” adalah dibenarkan kerana ia bukan dianggap sebahagian daripada Email Signature.

Kempen menerusi Emel
Jika anda menghantar kempen ke pihak luar atau dalaman mengenai acara, produk atau perkhidmatan, sila dapatkan kelulusan dari Pejabat Hal Ehwal Korporat untuk susunan ayat dalam emel serta email signature yang digunakan

Hubungi
Jika anda mengalami sebarang isu dengan template email signature sila emelkan kepada corporate@utm.my

 

Lampiran : Polisi & Peraturan Email UTM (pdf)